Dernière révision : Le 14 novembre 2023

Les Éleveurs d’ovins du Québec (« LÉOQ », « nous », « notre » ou « nos »), anciennement connus sous le nom de la Fédération des producteurs d’agneaux et moutons du Québec (FPAMQ), s’engagent à protéger les renseignements personnels qui leur sont confiés dans le cadre de la réalisation de leurs mandats.  À ce titre, il est important pour nous d’être transparents et de vous offrir des informations concernant les types de renseignements personnels que nous recueillons, la façon dont nous utilisons ces renseignements, les personnes à qui nous les communiquons, ainsi que les fins et les motifs de cette collecte, utilisation et communication. Nous souhaitons également que vous soyez informé de vos droits concernant votre vie privée et sa protection.

1. Objet

La présente Politique de protection des renseignements personnels (« Politique ») vise à informer le public ainsi que les producteurs ovins (selon le cas, « producteurs », « vous » ou « vos ») des types de renseignements personnels qui sont recueillis par LÉOQ dans le cadre de la réalisation de ses mandats, lorsque vous nous contactez par courriel, par téléphone, par courrier ou autrement ou lorsque vous naviguez sur le site www.ovinquebec.com et www.agneau-info.ca (les « sites Web »).

La présente Politique vise également à décrire le type de données utilisées par LÉOQ dans le cadre du développement et de l’opération de la Plateforme Agneau-Info, la façon dont ces données sont recueillies, les fins pour lesquelles elles sont recueillies, comment elles sont utilisées et protégées ainsi que les personnes à qui elles peuvent être communiquées. La Plateforme Agneau-Info est le fruit d’un partenariat de recherche novateur entre LÉOQ, l’Université Laval, le Ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec (« MAPAQ ») et Agriculture et Agroalimentaire Canada afin de développer une plateforme intelligente d’information et de prédiction de l’offre et de la demande en produits d’agneau canadien grâce à l’analyse des données de la filière ovine par l’intelligence artificielle.

LÉOQ souhaite également informer les producteurs de leurs droits à l’égard des renseignements personnels à leur sujet que LÉOQ détient dans le cadre de ses opérations courantes, incluant le développement et l’opération de la Plateforme Agneau-Info.

En utilisant les sites Web et/ou la Plateforme Agneau-Info, vous consentez à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels par LÉOQ conformément à la présente Politique et dans le respect des lois applicables.

2. Qu’est-ce qu’un « renseignement personnel » ?

Les « renseignements personnels » désignent tout renseignement qui identifie, concerne, décrit ou peut raisonnablement être associé à une personne. Il s’agit de renseignements tels que votre nom, vos coordonnées, votre date de naissance. Il peut également s’agir de renseignements plus techniques comme le numéro unique associé à un site d’élevage lorsque ces renseignements peuvent être associés à d’autres renseignements qui permettent d’identifier une personne (ex. nom du producteur, adresse de la ferme, etc.). Des renseignements qui sont anonymisés ou agrégés (ex. statistiques) ne sont pas considérés comme des renseignements personnels lorsqu’il est à tout moment raisonnable de prévoir dans les circonstances que ces renseignements ne permettent plus, de manière irréversible, d’identifier une personne directement ou indirectement.

3. Quels types de renseignements personnels sont recueillis par LÉOQ et comment procédons-nous à leur collecte ?

LÉOQ ne recueille que les renseignements personnels qui sont nécessaires pour la réalisation de ses mandats, pour répondre à toute autre demande de votre part et pour les autres fins énoncées dans la section Pour quelles fins LÉOQ recueille des renseignements personnels ?. À ce titre, nous pouvons notamment recueillir les renseignements suivants:

• Votre nom, le nom de votre entreprise, vos coordonnées et d’autres identifiants, ce qui peut inclure votre adresse courriel, votre adresse résidentielle votre numéro de téléphone, votre numéro de producteur (connu par tout organisation de traçabilité), etc. Nous pouvons recueillir ces renseignements dans diverses situations, notamment lorsque vous remplissez l’un des formulaires d’inscription à LEOQ ou lorsque vous nous contactez directement.
• Des renseignements relatifs à votre statut de producteur, ce qui peut inclure votre production principale, votre inventaire, vos ventes, etc. Nous pouvons recueillir ces renseignements dans diverses situations, notamment lorsque vous remplissez l’un des formulaires d’inscription à LEOQ.
• Des renseignements relatifs à votre production, ce qui peut le numéro d’identification des animaux, le sexe des animaux, le statut des animaux et leur date de naissance et de décès. Nous pouvons recueillir ces renseignements dans diverses situations, notamment lorsque vous remplissez l’un des formulaires d’inscription à LEOQ. Nous pouvons également obtenir ces renseignements de la part de tiers, notamment le MAPAQ dans le cadre du partenariat mentionné ci-dessous.

• Des renseignements liés à l’activité en ligne, incluant les adresses IP et les sections consultées sur nos sites Web. Nous recueillons généralement ces renseignements lorsque vous visitez nos sites Web à l’aide de témoins ou de technologies similaires tel que décrit dans la section Témoins et technologies similaires (cookies). Nous traitons ces renseignements comme des renseignements personnels lorsqu’ils peuvent être utilisés afin de vous identifier.

Nous pouvons également obtenir certains renseignements de la part de tiers, notamment le MAPAQ, dans le cadre de partenariats de recherche et de développement. Lorsque l’objectif de ses partenariats peut être accompli par l’accès à des renseignements anonymisés ou dépersonnalisés, au sens de la loi applicable, LÉOQ privilégiera cette option. LÉOQ s’engage également à conclure des ententes avec les tiers impliqués dans ces partenariats de recherche afin d’assurer la protection des renseignements personnels.

4. Pour quelles fins LÉOQ recueille des renseignements personnels ?

LÉOQ ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de ses mandats et à la conduite de ses opérations courantes, ce qui peut comprendre les fins suivantes :

• Administration et application du Plan conjoint des producteurs d’ovins du Québec et de tout autre programme qui en découle. Par exemple, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour analyser les besoins de la filière ovine au Québec.

• Gestion de nos opérations courantes. Par exemple, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour produire notre rapport annuel d’activités
• Participer à des projets d’étude, de recherche ou de production de statistiques. Par exemple, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels dans le cadre du développement et de l’opération de la Plateforme Agneau-Info.
• Communiquer avec vous. Par exemple, nous pouvons communiquer avec vous pour répondre à une question ou vous envoyer notre infolettre.
• Pour se conformer à la loi. Par exemple, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour assurer la sécurité des producteurs d’ovins.

LÉOQ n’utilisera pas vos renseignements à d’autres fins que celles prévues ci-dessus à moins d’obtenir votre consentement.

5.Quand partageons-nous vos renseignements personnels ?

Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec les personnes suivantes ou avec d’autres personnes lorsque permis ou requis par la loi. Nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels à d’autres tiers, auquel cas nous vous demanderons votre consentement préalable.

• Nos employés, lorsque l’accès aux renseignements est nécessaire pour accomplir leurs tâches.
• Nos fournisseurs de services, lorsque cette communication est nécessaire à la réalisation d’un mandat ou d’un contrat qui leur est confié par nous ou pour notre compte. Nous engageons des fournisseurs de services notamment pour planifier nos opérations commerciales, pour procéder à des études de marché, et pour l’hébergement des données et autres raisons similaires. Nous nous assurons d’obtenir un engagement écrit de la part de nos fournisseurs de services afin qu’ils n’utilisent vos renseignements personnels que pour l’accomplissement de leur mandat et qu’ils prennent des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements personnels.
• À des organismes partenaires, dans le cadre de projets de recherche. Nous nous assurons d’obtenir un engagement écrit de la part de nos partenaires afin qu’ils n’utilisent vos renseignements personnels que pour les fins du projet de recherche et qu’ils prennent des mesures de sécurité raisonnables pour protéger vos renseignements personnels.
• À d’autres personnes, lorsque la loi exige ou autorise la communication de renseignements personnels dans des circonstances précises notamment pour se conformer à des procédures judiciaires, pour répondre à une demande d’une autorité chargée de l’application de la loi ou dans des situations impliquant une menace pour la sécurité des individus (par exemple, des producteurs ou des consommateurs).

6. Comment protégeons-nous les renseignements personnels qui nous sont confiés ?

Nous prenons des mesures et des mécanismes de contrôle appropriés pour protéger vos renseignements personnels. Ces mesures comprennent la restriction de l’accès physique à nos bureaux et à nos dossiers, la restriction de l’accès non autorisé, de la communication, de l’utilisation et de la mauvaise manipulation de vos renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle, le stockage des documents d’archives chez des tiers fiables, hors site, dans des locaux sécurisés, l’utilisation de pare-feu, de mots de passe et du chiffrement des fichiers pour les activités en ligne.

Notre objectif est d’empêcher tout accès non autorisé, toute perte, tout usage abusif, tout partage ou toute modification des renseignements personnels en notre possession. Nous utilisons également ces mesures de protection lorsque nous supprimons ou détruisons vos renseignements personnels.

Dans le cadre du développement et de l’opération de la Plateforme Agneau-Info, LÉOQ et ses partenaires ont mis en place différentes mesures de sécurité afin de protéger la nature confidentielle des données recueillies par la plateforme, notamment :

• La dépersonnalisation des données permettant d’identifier un animal, un producteur ou un acheteur;
• L’agrégation des données spatiales par code postal ou par région en fonction du nombre de producteurs dans un code postal;
• L’hébergement sécurisé des données sur des serveurs situés au Québec; et
• Des restrictions en matière d’accès, d’utilisation, de conservation et d’analyse des données.

7. Combien de temps conservons-nous les renseignements personnels ?

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pour la durée raisonnablement nécessaire pour la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou tel que permis ou requis par la loi. Une fois qu’ils ne sont plus nécessaires, vos renseignements personnels seront détruits de façon sécuritaire ou anonymisés, conformément aux lois applicables.

Les données recueillies par la Plateforme Agneau-Info sont conservées pour une durée de six (6) mois suivant la fin du projet.  LÉOQ pourrait toutefois conserver les données pour une durée plus longue en cas d’entente subséquente avec ses partenaires de projet, auquel cas vous en serez informé.

Des méthodes sécurisées seront employées pour assurer la suppression définitive des données.

8. Où sont conservés vos renseignements personnels ?

Nous tâchons d’assurer la conservation de vos renseignements personnels au Québec ou, lorsque cela n’est pas possible, au Canada. Toutefois, il se peut que les renseignements stockés sur les serveurs de nos fournisseurs de services soient situés à l’extérieur du Canada (notamment en Europe et aux États-Unis) et peuvent ainsi être assujettis aux lois de ces pays, y compris toute loi permettant aux autorités gouvernementales d’y accéder. Sous réserve de ces lois étrangères, nous utiliserons au meilleur de nos capacités des mesures contractuelles pour maintenir des protections qui assurent à vos renseignements personnels des protections au moins équivalentes à celles qui s’appliquent au Québec.

9. Règles de gouvernance et autres mesures de protection des renseignements personnels

Nous mettons en œuvre des politiques et des pratiques internes qui garantissent la protection de vos renseignements personnels, ce qui inclut notamment :

• Des politiques et procédures qui définissent les rôles et responsabilités de nos employés tout au long du cycle de vie des renseignements personnels, limitent l’accès à ces renseignements selon le principe du « besoin de savoir » et régissant la conservation et la destruction des renseignements personnels ;

• Si les renseignements sont recueillis ou stockés sous forme électronique, des mesures de sécurité techniques telles que le chiffrement, les pares-feux, les logiciels antivirus et autres mesures similaires ;

• La désignation d’un responsable de la protection des renseignements personnels chargé de veiller au respect des lois applicables en matière de protection de la vie privée ;

• Une offre de formation des employés en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité de l’information ;

• Un processus de traitement des plaintes et des demandes de renseignements relatives à la protection des renseignements personnels, y compris en ce qui concerne tout incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels ; et

• Des protections contractuelles et d’autres mesures visant à garantir que les fournisseurs de services avec lesquels nous partageons des renseignements personnels maintiennent des protections et des normes de sécurité adéquates. Par exemple, nous exigeons généralement de nos fournisseurs de services qu’ils limitent leur utilisation et leur conservation des renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour fournir leurs services et qu’ils nous informent en cas d’incident de confidentialité réel ou présumé. Nous essayons également de contrôler et de vérifier leur conformité à ces exigences de diverses manières (par exemple, inspections sur place (si possible), enquêtes et entretiens, preuves de certification, etc.).

10.  Témoins et technologies similaires (cookies)

Nous utilisons des témoins de connexion (cookies) pour recueillir certains renseignements techniques lorsque vous visitez nos sites Web. Nous vous informons des types de témoins utilisés et des moyens pour en faire l’activation lors de votre première visite des sites Web.

11.  Accès, rectification et autres demandes relatives à vos renseignements personnels

Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels et de demander leur rectification s’ils sont inexacts, incomplets ou obsolètes, sous réserve de toute restriction légale applicable.

Vous avez également le droit d’obtenir davantage d’information sur le traitement de vos renseignements personnels par LÉOQ, notamment en ce qui concerne les catégories de personnes qui ont accès à vos renseignements personnels au sein de notre entreprise ainsi que la période de rétention applicable à vos renseignements.

Un producteur peut également demander à LÉOQ d’obtenir une liste des renseignements qui ont été recueillis à son sujet ou au sujet de sa production ovine dans le cadre du développement de la Plateforme Agneau-Info. LÉOQ effectuera les démarches nécessaires auprès de ses partenaires pour vérifier s’il est possible de ré-identifier les données d’un producteur spécifique.  Le cas échéant, LÉOQ fera connaître au producteur le délai de traitement d’une telle demande.

Pour faire une demande concernant l’accès aux renseignements recueillis par LÉOQ, y compris dans le cadre de la Plateforme Agneau-Info, ou pour demander leur rectification, veuillez nous contacter par écrit en utilisant les coordonnées pertinentes indiquées dans la section Contactez-nous ci-dessous.

12.  Changements à la présente Politique

Nous pouvons apporter des modifications à la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications que nous apportons prendront effet lorsque nous publierons une version modifiée de la politique sur nos sites Web. Si nous apportons des modifications importantes à cette Politique, nous publierons un avis sur nos sites Web ou nous vous en informerons de façon plus formelle si la loi l’exige. La mention de la « Date d’entrée en vigueur » au début de la Politique indique la date à laquelle elle a été mise à jour pour la dernière fois.

Si vous n’acceptez pas les modifications apportées à notre Politique, veuillez nous contacter par écrit en utilisant les coordonnées pertinentes indiquées dans la section Contactez-nous ci-dessous.

13.  Contactez-nous

Si vous avez des questions ou des plaintes concernant la façon dont nous traitons vos renseignements personnels ou en ce qui concerne la Plateforme Agneau-Info, veuillez contacter le Responsable de la protection des renseignements personnels de LÉOQ aux coordonnées indiquées ci-dessous :

La Directrice générale, Les Éleveurs d’ovins du Québec
Olga Tchernievski
otchernievski@upa.qc.ca

En tout, une douzaine de partenaires ont contribué au projet.